Menurut saya, itinerary yang baik adalah yang efisien secara pergerakan, lengkap dalam mencatat detail, mudah dicerna, dan gampang dipetakan kembali di dalam kepala. Dan, karena budget merupakan salah satu hal yang menjadi pertimbangan dasar dalam penyusunan itinerary, biasanya hal ini secara otomatis saya kelola juga di dalamnya.

Kebingungan yang seringkali dihadapi oleh sebagian orang dalam penyusunan itinerary adalah bagaimana cara memulainya, melengkapi detailnya, serta hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan dan dimasukkan ke dalamnya.

Berikut ini saya akan berbagi tentang beberapa tips dan alur kerja yang biasa saya gunakan ketika menyusun itinerary dan budget perjalanan. Sebagai contoh, saya akan menggunakan itinerary dari perjalanan tunggal saya selama 17 hari ke India pada bulan Februari 2015 lalu.

Siapkan Gambaran Besar Itinerary

Ini adalah tahapan pertama yang selalu saya lakukan. Di dalamnya saya mencatatkan tanggal, berapa banyak hari yang akan dikonsumsi, kota-kota yang akan dikunjungi, peta pergerakan, serta detail besar lainnya.

Contoh gambaran besar itinerary ke India.

Informasi tentang kota-kota yang dikunjungi, saya dapatkan dari hasil riset melalui internet. Dan untuk lebih membantu agar itinerary tersebut lebih mudah terpetakan di dalam kepala, biasanya saya menambahkan peta ke dalamnya yang saya ambil dari googlemaps.

Secara pribadi saya jarang menggunakan buku panduan -kecuali buku tersebut relatif baru-, melainkan langsung membaca blog atau pengalaman para pejalan lainnya yang  dibagikan dalam forum-forum maupun website-website ulasan semacam www.tripadvisor.com.

Karena menurut saya, informasi dalam sumber-sumber tersebut jauh lebih valid dan up to date. Selain itu, narasumbernya juga bisa saya tanyai secara langsung jika diperlukan.

Tambahkan Detail

Tahap selanjutnya adalah dengan memecah dan menambahkan detail yang lebih terperinci dari masing-masing hari yang sudah dirancang pada tahap sebelumnya, termasuk sampai ke detail waktunya. Bagi saya, semakin detail semakin baik.

Dan demi mempermudah, semua itu saya susun dalam bentuk tabel.

Contoh detail itinerary perjalanan ke India.

Tabel tersebut biasanya terbagi atas beberapa kolom, yaitu: hari, kota, tanggal, kegiatan, waktu, aktifitas, transportasi, akomodasi, dan kolom catatan pelengkap.

Kolom hari, kota, dan tanggal, jelas merupakan bawaan dari tahap sebelumnya, sedangkan kolom waktu merupakan detail pertama yang akan menjelaskan bagaimana pembagian waktu dalam satu hari. Untuk sebagian orang mungkin ini terkesan mengikat, namun sesungguhnya ini hanyalah cara untuk memberikan gambaran bagaimana suatu hari akan dihabiskan. Tentang pelaksanaannya, biasanya saya sangat fleksibel. Tergantung situasi dan kondisi. Kecuali jika waktu itu dikerjakan untuk hal-hal yang krusial semacam perpindahan dari satu kota ke kota lainnya.

Kolom aktifitas menjelaskan tentang apa yang akan saya lakukan. Untuk hal-hal krusial dan spesifik biasanya saya tuliskan apa adanya sesuai dengan kegiatannya. Misalnya: perkiraan perjalanan dari satu tempat ke tempat lainnya, atau mengunjungi objek wisata dan atraksi tertentu.

Papan pengumuman di Howrah Juction Railway Station, dekat Kolkata.

Kolom transportasi merupakan penjelasan dari moda transportasi yang saya ambil, misalnya maskapai penerbangan yang saya pakai, atau nama kereta beserta kode perjalanannya. Di India, kode perjalanan sangatlah penting, karena terkadang papan pengumuman atau penanda menuliskan nama keretanya dalam aksara lokal yang tentu tak bisa saya baca, sementara angkanya tetap ditulis dalam angka arab, yang bisa saya identifikasi dengan cepat.

Sedangkan kolom akomodasi hanya mencatat nama tempat penginapan yang saya pesan.

Kolom terakhir merupakan catatan pelengkap, yang mencatatkan detail terakhir dari kolom-kolom sebelumnya. Seperti misalnya kode penerbangan (jika connecting flight), nama bandara, alamat lengkap dan informasi kontak penginapan, nama tempat makan, pilihan tempat wisata ataupun kegiatan, jenis kereta, serta stasiun keberangkatan dan kedatangan.

Informasi dan Detail Khusus

Khusus untuk negara semacam India atau Nepal yang biasanya memiliki sistem alamat yang agak rumit, saya selalu menyiapkan detail yang lebih terperinci lagi dengan mencarinya terlebih dahulu di googlemaps.

Hal ini sangat membantu terutama jika tempat yang akan kita tuju tidak berada di pinggir jalan utama, melainkan harus agak mblusuk*.

Contohnya adalah ketika saya harus mendatangi penginapan yang saya pesan di Kolkata yang ternyata agak masuk ke dalam jalan kecil, sementara pesawat yang saya tumpangi mendarat di sana pada lewat tengah malam. Untuk kasus macam ini, usahakan ada landmark tertentu yang bisa menjadi panduan, terutama jika kita harus menyebutkannya kepada warga lokal.

Detail peta menuju homestay di Kolkata.

Dari peta di atas, pada saat saya sampai di Kolkata, saya hanya menyebutkan nama daerah Landsdown dan Kolkata Motor Vehicles Dept kepada petugas di counter taksi, untuk menjelaskan kemana mereka harus mengantar saya. Setelah sampai pada daerah yang dituju, saya tinggal mengarahkan supir taksi sesuai peta yang telah saya siapkan.

Khusus untuk negara-negara yang masih memakai aksara lokal dalam kehidupan sehari-hari, biasanya saya juga menyiapkan alamat akomodasi dalam aksara-aksara tersebut, yang saya dapatkan dari website atau dari pengelola akomodasi melalui email. Sebab, di beberapa negara masih banyak orang yang lebih bisa membaca aksara lokal, dibandingkan aksara latin yang umum kita kenal.

Peta Agra dan beberapa stasiun kereta di dalamnya.

Informasi mengenai transportasi juga harus diperhatikan, demi mencegah insiden tertinggal oleh kendaraan atau salah tuju. Di sini yang harus diperhatikan adalah detail moda transportasi yang digunakan, termasuk jenisnya, kode kendaraan jika ada, titik keberangkatan, dan kedatangan.

Sebagai contoh, saya tiba di Agra dengan kereta melalui Agra Fort Railway Station yang lebih dekat ke pusat kota. Sementara, ketika saya bertolak menuju Udaipur dari kota tersebut, saya menaiki kereta melalui Agra Cantt Railway Station yang terletak agak di pinggir kota. Dimana jarak antara kedua stasiun tersebut sangat berjauhan, sementara tidak ada commuter line yang menghubungkannya satu sama lain. Bayangkan, bagaimana jika saya salah menghampiri stasiun kereta pada saat akan ke Udaipur, sementara waktunya sudah mepet. Atau, jika saya salah mendatangi stasiun kereta setelah mengalami insiden ban bocor seperti di Varanasi.

Atur Budgetnya

Kecuali jika kita adalah seorang multi jutawan dimana uang bukanlah masalah, maka budget adalah hal penting lainnya yang harus dikelola dengan cermat. Intinya pada tahap ini, semua harus diperhitungkan, terutama yang memang dapat kita lihat dengan jelas pos pengeluarannya.

Sedikit tips dari saya untuk mempermudah pengelolaan, pos-pos pengeluaran yang sekiranya merupakan gabungan dari satu kegiatan yang sama, namun dikerjakan selama beberapa hari atau terpisah, maka sebaiknya dicatatkan menjadi satu pada kesempatan pertama. Contoh: tiket pesawat pulang pergi dicatatkan pada perhitungan hari pertama daripada dipisah menjadi dua, atau menginap di sebuah penginapan selama beberapa hari dicatatkan pada perhitungan hari pertama daripada dibagi per harinya. Tentunya dengan tetap memberikan penjelasan pada kolom keterangan kegiatan.

Contoh detail budget perjalanan ke India.

Untuk mempermudah perhitungan total budget, saya selalu menyamakan mata uang bagi setiap dana yang dikeluarkan. Dan, jika memang ada budget yang harus kita ingat secara spesifik dalam mata uang asingnya, maka selalu saya jelaskan pada kolom keterangan kegiatannya. Contoh: Visa untuk 15 hari seharga USD25,  atau tiket masuk Taj Mahal seharga INR 750.

Dan website andalan saya untuk konversi mata uang yang sering saya pakai adalah XE.com.

Khusus untuk biaya-biaya tak terduga biasanya saya hitung terakhir, setelah total budgetnya didapatkan, dengan besaran persentase antara 10% hingga 20%.

Preferensi dan Referensi

Setiap traveler tentu memiliki gaya yang berbeda-beda dalam perjalanannya. Ada yang menyukai sejarah, kuliner, petualangan di alam, tur dalam kota, hingga wisata belanja. Masing-masing preferensi tersebut akan menentukan pula referensi macam apa yang perlu dipersiapkan selama menyusun itinerary dan budget untuk sebuah perjalanan.

Qutb Minar Delhi dan Kuil Emas Amritsar, salah satu yang terunik dan menjadi pilihan dalam itinerary saya.

Namun, terkadang terlalu banyak referensi juga akan membuat kita bingung untuk menentukan mana saja yang ingin kita ambil atau kita kunjungi. Terutama jika kemudian biaya dan waktu menjadi faktor penentu tambahan.

Biasanya untuk mempermudah, saya hanya mengambil yang ‘ter’ saja. Misalnya: terkuno, terbaik, tercantik, terunik, termegah, dan sebagainya. Yang kira-kira akan membuat perjalanan saya jauh lebih berkesan.

Well Planned versus Spontaneous Traveling

Mungkin bagi sebagian orang itinerary yang terlalu detail akan membuat mereka merasa terkungkung dan bosan. Sementara sebagian lainnya merasa aman dengan itinerary yang well-planned. Sekali lagi ini kembali pada preferensi masing-masing traveler.

Buat saya, detail yang terperinci pada itinerary hanyalah referensi agar di lapangan nanti tidak mati gaya. Sementara, dalam pelaksanaannya saya biasanya tergantung pada situasi dan kondisi di lapangan. Tetap harus fleksibel. Karena dengan menjadi fleksibel saya sering menemukan kejutan-kejutan yang memberi warna tersendiri bagi perjalanan yang saya lakukan.

***

Secara pribadi saya lebih suka menyusun itinerary sendiri, dibandingkan menggunakan itinerary dari orang lain, untuk perjalanan yang saya lakukan. Karena dengan begitu, saya akan lebih mendapatkan jiwa dari perjalanannya. Selain itu saya merasa pertualangan dari sebuah perjalanan telah dimulai sejak saya melakukan riset dan penyusunan rencananya.

Potongan perjalanan ke India, hasil riset itinerary selama beberapa minggu.

Menyusun itinerary  bisa dikatakan susah-susah gampang. Karena memang untuk itu kita harus menginvestasikan sejumlah waktu demi mengumpulkan informasi, melakukan riset, serta menatanya dalam tabulasi yang informatif. Namun jika dinikmati, proses ini sangatlah menyenangkan.

Jadi, sudah siap untuk menyusun itinerary perjalananmu selanjutnya?